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TP - Employé administratif et d'accueil

Descriptif

Session

entrées/sorties permanentes

du 20 sept. 2021 au 28 févr. 2022  - St François (97)
du 20 sept. 2021 au 28 févr. 2022  - St François (97)
Pour connaître les dates des prochaines sessions, veuillez contacter l'organisme de formation

Objectif de la formation

.L'employé administratif et d'a ccueil (EAA) exerce ses foncti ons avec une grande polyvalenc e et joue un rôle essentiel da ns le quotidien d'un service o u d'une structure. Par sa posi tion physique au sein de l'ent reprise, il véhicule l'image d e la structure et facilite son fonctionnement. Il fluidifie la diffusion des informations et travaille dans un esprit de service avec les différents c ollaborateurs et les interlocu teurs externes. La dimension r elationnelle de la fonction es t de ce fait essentielle. Dans le respect des consignes et e n prenant en compte l'environn ement de la structure, il assu re les travaux courants de sec rétariat : il présente, saisit et actualise des documents pr ofessionnels à l'aide des outi ls bureautiques et optimise le fonctionnement de la messager ie générique de la structure. Au quotidien, il assure l'accu eil des visiteurs, le traiteme nt des appels téléphoniques, l a réception et l'expédition du courrier ; il effectue les re cherches nécessaires pour répo ndre aux demandes d'informatio ns tant à l'interne qu'à l'ext erne. Pour optimiser les organ isations internes, il utilise des outils de collaboration, s ynchrones et asynchrones, et a dopte une attitude écoresponsa ble en numérisant des document s, en local ou sur des serveur s distants tels que dans un cl oud, afin d'assurer la conserv ation et la traçabilité des in formations selon les procédure s en vigueur. L'employé admini stratif et d'accueil exerce so n activité sous la responsabil ité de la hiérarchie et en rel ation avec les différents serv ices internes comme avec les p artenaires externes. Il organi se son travail en fonction des priorités qui lui sont donnée s, avec réactivité. Il respect e les règles de confidentialit é et veille à assurer un envir onnement d'accueil conforme à la culture de la structure. L' emploi s'exerce au sein d'un s ervice ou à un poste d'accueil . Il nécessite un savoir
- faire mobilisant des qualités perso nnelles comme des compétences techniques. L'utilisation quot idienne d'outils collaboratifs , d'une messagerie et de logic iels spécifiques à la structur e implique, en permanence, une actualisation des compétences liées aux évolutions technolo giques. Les conditions d'exerc ice varient selon la structure dans laquelle il peut assurer tout ou partie des activités de l'emploi. Dans des structur es de taille importante, les a ctivités sont déterminées par les spécificités du service et nécessitent un autocontrôle d u respect des procédures. Dans des PME et TPE, une certaine autonomie est nécessaire ainsi qu'une bonne capacité d'adapt ation aux différents contextes de travail. L'employé adminis tratif et d'accueil doit faire face à des changements ou des interruptions fréquentes d'ac tivité dans un environnement q ui peut être bruyant. La simul tanéité des tâches et l'afflux de visiteurs et d'appels télé phoniques nécessitent une capa cité d'organisation et de cont rôle de soi, dans une posture de service.

Description de la formation

Cette formation vous prépare à deux CCP Suivants: CCP1.Réaliser les travaux administratifs courants d'une structure: Présenter et mettre en forme des documents professionnels à l'aide d'un traitement de texte. Saisir et mettre à jour des données à l'aide d'un tableur. Utiliser les outils collaboratifs pour communiquer et traiter l'information. Trier et traiter les e
- mails et le courrier. Classer et archiver les informations et les documents. CCP2. Assurer l'accueil d'une structure Accueillir et orienter les visiteurs et les collaborateurs. Traiter les appels téléphoniques. Répondre aux demandes d'informations internes et externes.

Validation

Cette formation vous permettra d'acquérir les compétences suivantes: Réaliser les travaux administratifs courants d'une structure Présenter et mettre en forme des documents professionnels à l'aide d'un traitement de texte. Saisir et mettre à jour des données à l'aide d'un tableur. Utiliser les outils collaboratifs pour communiquer et traiter l'information. Trier et traiter les e-mails et le courrier. Classer et archiver les informations et les documents. Assurer l'accueil d'une structure Accueillir et orienter les visiteurs et les collaborateurs. Traiter les appels téléphoniques. Répondre aux demandes d'informations internes et externes.

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Et après la formation ?

NON DÉTERMINÉ

Conseils
Les questions à poser avant de choisir un centre de formation
  • Quels sont les profils des anciens stagiaires (niveau de formation, expérience professionnelle) ?
  • Est-il possible de visiter le centre ?
  • Quel type de public accueillez-vous en formation (salariés, demandeurs d’emploi, particuliers) ?
  • Peut-on obtenir une liste de ces anciens stagiaires pour les interroger sur cette formation ?
  • Comment aidez-vous les stagiaires à trouver un emploi ?

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Lieu de formation

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Morne Gorot
St François

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Centre de formation

-
97118, Saint-François

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