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Titre professionnel secrétaire assistant - CCP 2 : traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines

Descriptif

Durée de la formation

Durée 105 heures
En centre 105 heures

Session

du 14 oct. 2019 au 30 avril 2020  - Aubagne (13)
+ autres sessions
du 14 oct. 2019 au 30 avril 2020  - Aubagne (13)
du 09 sept. 2019 au 30 juin 2020  - Marseille - 10ème (13)

Objectif de la formation

Premier interlocuteur des collaborateurs, mais également des partenaires externes à l'entreprise, le secrétaire assistant contribue à la qualité de la communication de la structure. Il en valorise l'image et assure le relais de l'information. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que mails, courriers, comptes rendus, tableaux ou graphiques, grâce à une orthographe et une syntaxe irréprochables. Il effectue la recherche d'informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l'archivage physiques et numériques.Il assiste l'équipe en gérant l'accueil des visiteurs et les flux d'appels multicanaux, en gérant la prise de rendez
- vous et la tenue des agendas ainsi qu'en organisant les réunions et les déplacements.Au sein du service commercial de l'entreprise, il traite les commandes clients ou les demandes d'achats et les approvisionnements. Il assure l'interface entre l'entreprise et ses interlocuteurs, répond aux demandes d'information et traite les réclamations courantes qu'il a identifiées et analysées, en conciliant satisfaction de l'interlocuteur et intérêt de l'entreprise. Il facilite le suivi de l'activité commerciale en produisant des tableaux statistiques et des graphiques significatifs.Selon l'organisation de la structure, il participe au suivi administratif du personnel en tenant à jour les dossiers, en procédant aux formalités d'embauche et de départ des salariés et en apportant des réponses conformes au droit du travail aux demandes courantes d'information d'ordre social. Le secrétaire assistant peut être amené à prendre en charge de manière agile les travaux des collègues des différents secrétariats à tout moment, afin de maintenir une continuité de service, nécessitant une capacité d'adaptation et d'ouverture sur son environnement.Selon le contexte de la structure, l'utilisation de la langue anglaise peut être demandée pour apporter des réponses à des demandes simples d'un interlocuteur anglophone. Le secrétaire assistant exerce sa fonction avec un degré d'autonomie et de responsabilité qui varie selon la taille et le domaine d'activité de l'entreprise. L'organisation des tâches qui lui incombent relève de sa propre initiative.La multiplicité des tâches et des intervenants entraîne des interruptions fréquentes de l'ac

Description de la formation

6.Assurer l'administration des achats et des ventes
Traiter les commandes clients et gérer leur suivi, du devis jusqu'au règlement de la facture
Actualiser les fichiers,
Editer les documents commerciaux et les états et effectuer les relances de paiement.
Assurer le traitement administratif des achats : à partir des demandes des utilisateurs, établir des comparatifs d'offres, vérifier la disponibilité et les conditions de vente auprès des fournisseurs, Passer les commandes et contrôler les factures en respectant les procédures de l'entreprise.
Gérer les stocks de ressources matérielles
- fournitures et consommables
- et assurer la relation avec les prestataires
- maintenance informatique, distributeurs automatiques.
7.Répondre aux demandes d'information des clients et traiter les réclamations courantes
À partir d'une demande d'information, de modification de commande, d'une réclamation ou d'une situation litigieuse de premier niveau, apporter une réponse qui concilie satisfaction de l'interlocuteur et intérêt de l'entreprise dans le respect du niveau de délégation accordé, en mettant en oeuvre les techniques de communication professionnelle.
Identifier les cas pouvant être traités en toute autonomie et ceux relevant de la hiérarchie qui devra être alertée, en fonction de la complexité et des enjeux de la situation litigieuse.
8.Elaborer et actualiser des tableaux de suivi et des graphiques
Collecter des données chiffrées dans différentes sources identifiées ou auprès d'autres collaborateurs, élaborer et actualiser des tableaux de suivi et les présenter sous forme graphique.
Vérifier la cohérence du résultat avec l'objectif recherché
Mettre en évidence les éléments significatifs pour faciliter l'analyse des résultats et la prise de décision
9.Assurer le suivi administratif courant du personnel
Après collecte des informations nécessaires,
Effectuer les formalités administratives liées à l'embauche, au départ et aux absences des salariés, dans le respect des procédures de l'entreprise et des règles de confidentialité, pour garantir l'application des obligations légales en matière de droit du travail.
Constituer et tenir à jour les fichiers et dossiers du personnel.
Établir et actualiser les plannings de gestion des absences après collecte des informations auprès de l'équipe.
Rechercher une information courante en matière de législation du travail et la transmettre oralement ou par écrit à l'inter.

Conditions d'accès

demandeur d'emploi ou salarié

Validation

Certification

Donne accès au(x) métier(s) suivant(s)

Secretariat (voir la fiche métier)

Informations complémentaires

alternance apports théoriques et pratique en appartement pédagogique
0
15 jours en centre
Et après la formation ?

Retour à l'emploi des anciens stagiaires

SATISFAISANT

Conseils
Les questions à poser avant de choisir un centre de formation
  • Quels sont les profils des anciens stagiaires (niveau de formation, expérience professionnelle) ?
  • Est-il possible de visiter le centre ?
  • Quel type de public accueillez-vous en formation (salariés, demandeurs d’emploi, particuliers) ?
  • Peut-on obtenir une liste de ces anciens stagiaires pour les interroger sur cette formation ?
  • Comment aidez-vous les stagiaires à trouver un emploi ?
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Vous pouvez obtenir ce diplôme sans suivre la formation !
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Lieu de formation

29 rue Jacques Hébert
Aubagne

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Centre de formation

21 rue Saint Eloi
13010, Marseille 10e

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