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Titre Professionnel Secrétaire assistant

Descriptif

Durée de la formation

Durée 806 heures
En entreprise 164 heures
En centre 642 heures

Session

du 05 juin 2019 au 29 nov. 2019  - Le Pontet (84)
+ autres sessions
du 05 juin 2019 au 29 nov. 2019  - Le Pontet (84)
du 12 juin 2019 au 05 déc. 2019  - La Valette du Var (83)
du 30 sept. 2019 au 24 mars 2020  - Le Pontet (84)
du 21 oct. 2019 au 09 avril 2020  - Nice (06)
du 04 déc. 2019 au 27 mai 2020  - Nice (06)

Objectif de la formation

Premier interlocuteur des collaborateurs, mais également des partenaires externes à l'entreprise, le secrétaire assistant contribue à la qualité de la communication de la structure. Il en valorise l'image et assure le relais de l'information. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que mails, courriers, comptes rendus, tableaux ou graphiques, grâce à une orthographe et une syntaxe irréprochables. Il effectue la recherche d'informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l'archivage physiques et numériques.Il assiste l'équipe en gérant l'accueil des visiteurs et les flux d'appels multicanaux, en gérant la prise de rendez
- vous et la tenue des agendas ainsi qu'en organisant les réunions et les déplacements.Au sein du service commercial de l'entreprise, il traite les commandes clients ou les demandes d'achats et les approvisionnements. Il assure l'interface entre l'entreprise et ses interlocuteurs, répond aux demandes d'information et traite les réclamations courantes qu'il a identifiées et analysées, en conciliant satisfaction de l'interlocuteur et intérêt de l'entreprise. Il facilite le suivi de l'activité commerciale en produisant des tableaux statistiques et des graphiques significatifs.Selon l'organisation de la structure, il participe au suivi administratif du personnel en tenant à jour les dossiers, en procédant aux formalités d'embauche et de départ des salariés et en apportant des réponses conformes au droit du travail aux demandes courantes d'information d'ordre social. Le secrétaire assistant peut être amené à prendre en charge de manière agile les travaux des collègues des différents secrétariats à tout moment, afin de maintenir une continuité de service, nécessitant une capacité d'adaptation et d'ouverture sur son environnement.Selon le contexte de la structure, l'utilisation de la langue anglaise peut être demandée pour apporter des réponses à des demandes simples d'un interlocuteur anglophone. Le secrétaire assistant exerce sa fonction avec un degré d'autonomie et de responsabilité qui varie selon la taille et le domaine d'activité de l'entreprise. L'organisation des tâches qui lui incombent relève de sa propre initiative.La multiplicité des tâches et des intervenants entraîne des interruptions fréquentes de l'ac

Description de la formation

La formation se compose de 5 modules, complétés par 1 période en entreprise.Période d'intégration. Accueil, présentation des objectifs de formation, connaissance de l'environnement professionnel, sensibilisation au développement durable, adaptation du parcours de formation (1 semaine).
Module 1. Produire des documents professionnels courants : production de documents professionnels courants à l'aide de logiciels : traitement de texte, présentation assistée par ordinateur (diaporamas) et tableur (3 semaines).


Module 2. Assurer la communication écrite et orale des informations : prise de notes
- rédaction d'écrits professionnels
- rédaction des mails simples en anglais
- organisation de la traçabilité et de la conservation des informations
- accueil, orientation d'un visiteur et traitement des appels téléphoniques
- Prise de note des noms et téléphone en anglais (4 semaines).


Module 3. Assister une équipe dans l'organisation de ses activités : planification des activités d'une équipe
- organisation des réunions et des déplacements
- participation à l'élaboration d'un budget (2 semaines).


Module 4. Assurer l'administration des achats et des ventes : traitement des opérations administratives des achats et des ventes en utilisant un logiciel de gestion commerciale
- gestion des demandes d'information courantes et des problèmes courants
- conception et actualisation des tableaux de suivi de l'activité commerciale (5 semaines).


Module 5. Assurer l'administration du personnel : gestion du suivi administratif courant du personnel
- traitement des demandes d'informations courantes en matière du droit du travail (2 semaines).Période en entreprise (5 semaines).Session d'examen (1 semaine).

Conditions d'accès

Niveau de classe de 1re/terminale ou équivalent.Maîtrise des régles orthographiques, grammaticales, syntaxiques de la langue françaiseMaîtrise des régles de calculs de base.

Validation

Titre professionnel de niveau 4 (bac technique) de secrétaire assistant/e.

Donne accès au(x) métier(s) suivant(s)

Secretariat (voir la fiche métier)

Informations complémentaires

Formation modulaire, individualisée, accompagnement personnalisé ; mises en pratique permanentes sur plateau technique ; période d'application pratique en entreprise.
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Module en centre - Période d'intégration SA; date début :2019-06-05; date fin :2019-06-12; durée :35;,Module en centre - Produire des documents professionnels courants; date début :2019-06-13; date fin :2019-07-03; durée :105;,Module en centre - Assurer la communication écrite et orale des informations; date début :2019-07-04; date fin :2019-07-31; durée :140;,Module en centre - Assister une équipe dans l'organisation de ses activités; date début :2019-08-01; date fin :2019-08-28; durée :70;,Module en centre - Assurer l'administration des achats et des ventes; date début :2019-08-29; date fin :2019-10-02; durée :175;,Module en centre - Assurer l'administration du personnel; date début :2019-10-03; date fin :2019-10-16; durée :70;,Module en centre - Période de Certification SA; date début :2019-10-17; date fin :2019-10-18; durée :12;,Module en entreprise - PAE-PEE; date début :2019-10-21; date fin :2019-11-22; durée :164;,Module en centre - Période de Certification SA; date début :2019-11-25; date fin :2019-11-29; durée :35;
806h. Durées indicatives et ajustables en fonction des besoins des personnes.
Et après la formation ?

Retour à l'emploi des anciens stagiaires

CORRECT

Conseils
Les questions à poser avant de choisir un centre de formation
  • Quels sont les profils des anciens stagiaires (niveau de formation, expérience professionnelle) ?
  • Est-il possible de visiter le centre ?
  • Quel type de public accueillez-vous en formation (salariés, demandeurs d’emploi, particuliers) ?
  • Peut-on obtenir une liste de ces anciens stagiaires pour les interroger sur cette formation ?
  • Comment aidez-vous les stagiaires à trouver un emploi ?
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Informations pratiques

AFPA DR Entreprise Provence Alpes Cote d'Azur

Lieu de formation

56 avenue Emile Zola
Le Pontet

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Centre de formation

9 boulevard Louvain
13417, Marseille 8e

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