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Titre professionnel secrétaire assistant

Descriptif

Durée de la formation

Durée 770 heures
En entreprise 140 heures
En centre 630 heures

Session

du 09 sept. 2019 au 21 févr. 2020  - Lyon - 9ème (69)
+ autres sessions
du 09 sept. 2019 au 21 févr. 2020  - Lyon - 9ème (69)
du 25 févr. 2020 au 30 juil. 2020  - Lyon - 9ème (69)

Objectif de la formation

Premier interlocuteur des collaborateurs, mais également des partenaires externes à l'entreprise, le secrétaire assistant contribue à la qualité de la communication de la structure. Il en valorise l'image et assure le relais de l'information. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle./nIl facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que mails, courriers, comptes rendus, tableaux ou graphiques, grâce à une orthographe et une syntaxe irréprochables. Il effectue la recherche d'informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l'archivage physiques et numériques./nIl assiste l'équipe en gérant l'accueil des visiteurs et les flux d'appels multicanaux, en gérant la prise de rendez
- vous et la tenue des agendas ainsi qu'en organisant les réunions et les déplacements./nAu sein du service commercial de l'entreprise, il traite les commandes clients ou les demandes d'achats et les approvisionnements. Il assure l'interface entre l'entreprise et ses interlocuteurs, répond aux demandes d'information et traite les réclamations courantes qu'il a identifiées et analysées, en conciliant satisfaction de l'interlocuteur et intérêt de l'entreprise. Il facilite le suivi de l'activité commerciale en produisant des tableaux statistiques et des graphiques significatifs./nSelon l'organisation de la structure, il participe au suivi administratif du personnel en tenant à jour les dossiers, en procédant aux formalités d'embauche et de départ des salariés et en apportant des réponses conformes au droit du travail aux demandes courantes d'information d'ordre social. Le secrétaire assistant peut être amené à prendre en charge de manière agile les travaux des collègues des différents secrétariats à tout moment, afin de maintenir une continuité de service, nécessitant une capacité d'adaptation et d'ouverture sur son environnement./nSelon le contexte de la structure, l'utilisation de la langue anglaise peut être demandée pour apporter des réponses à des demandes simples d'un interlocuteur anglophone. Le secrétaire assistant exerce sa fonction avec un degré d'autonomie et de responsabilité qui varie selon la taille et le domaine d'activité de l'entreprise. L'organisation des tâches qui lui incombent relève de sa propre initiative./nLa multiplicité des tâches et des intervenants entraîne des interruptions fréquentes de l'activité en cours et nécessite une appréciation et une gestion des urgences et priorités./nL'essentiel de l'activité s'exerce de façon sédentaire avec l'utilisation d'outils numériques et de progiciels propres à la structure. L'évolution technologique de ces outils nécessite une mise à jour et une adaptation des compétences en permanence. Les horaires sont stables même si l'amplitude des horaires de travail tend à s'élargir pour s'adapter aux flux des sollicitations de la clientèle ou des usagers./n

Description de la formation

Assister une équipe dans la communication des informations et
l'organisation des activités
Produire
des documents professionnels courants
Communiquer
des informations par écrit
Assurer
la traçabilité et la conservation des informations
Accueillir
un visiteur et transmettre des informations oralement
Planifier et
organiser les activités de l'équipe
Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale
et aux ressources humaines
Assurer
l'administration des achats et des ventes
Répondre
aux demandes d'information des clients et traiter les réclamations courantes
Élaborer
et actualiser des tableaux de suivi de l'activité commerciale
Assurer le suivi
administratif courant du personn

Conditions d'accès

Niveau d'entrée : niveau 3ème, Brevet des Collèges, CAP./n

Validation

Titre professionnel secrétaire assistant

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Secretariat (voir la fiche métier)

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SATISFAISANT

Conseils
Les questions à poser avant de choisir un centre de formation
  • Quels sont les profils des anciens stagiaires (niveau de formation, expérience professionnelle) ?
  • Est-il possible de visiter le centre ?
  • Quel type de public accueillez-vous en formation (salariés, demandeurs d’emploi, particuliers) ?
  • Peut-on obtenir une liste de ces anciens stagiaires pour les interroger sur cette formation ?
  • Comment aidez-vous les stagiaires à trouver un emploi ?
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24 avenue Joannès Masset
Bâtiment 3
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