Secrétaire assistant (e)

Durée 2100 heures

En entreprise 280 heures

En centre 1820 heures

Destiné aux titulaires de la RQTH et sur décision de la Maison Départementale des Personnes Handicapées (MDPH).Le/la secrétaire assistant (e) occupe un rôle clé au sein d'une entreprise, d'un cabinet ou d'une administration.Jonglant entre l'accueil et les tâches administratives, sa polyvalence et son efficacité sont primordiales pour le bon fonctionnement du service ou de la structure.Il/elle traite, organise et partage l'information à l'aide des outils bureautiques et de l'environnement web.Il/elle assure l'accueil physique ou téléphonique des visiteurs (ses), des clients (es) et des prestataires extérieurs.Sa mission est également administrative puisqu'il/elle est très souvent chargé(e) de la rédaction du courrier, de la saisie de documents et du classement des dossiers.Rattaché à un chef de service ou à un responsable d'entreprise, le métier de secrétaire
- assistant(e) nécessite une grande polyvalence.
- Accueillir et orienter les visiteurs
- Gérer les appels téléphoniques entre l'extérieur de l'entreprise et la hiérarchie et inversement
- Recevoir, rédiger et transmettre le courrier et les emails
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers qui lui sont confiés
- Tenir à jour l'agenda du service et de la hiérarchie
- Préparer les déplacements des collaborateurs
- Organiser des réunions, des colloques et autres meetings
- Assurer la prise de notes lors des réunions, puis rédiger les comptes
- rendusLe/la secrétaire
- assistant(e) doit maîtriser parfaitement le français écrit, être capable de prendre des notes synthétiques lors des réunions auxquelles il/elle participe.Le/la secrétaire
- assistant(e) est en contact permanent avec les employés et dirigeants de l'entreprise ainsi qu'avec les personnes extérieures à la structure.Il/elle doit posséder d'excellentes qualités de communication.Le métier de secrétaire
- assistant(e) demande une parfaite maîtrise des outils bureautiques.

Être capable d'organiser matériellement les réunions et les déplacements.Savoir rédiger certains courriers (notes, courriels) avec ou sans consignes. Connaître et assurer (en fonction de l'activité du service) :
- le suivi administratif des opérations commerciales (achats/ventes),- le suivi administratif du personnel (congés et absences),- le suivi des statistiques du service (tableaux et graphiques).Maîtriser la gestion du temps en coordonnant l'agenda de son responsable et/ou des personnes du service.

Maîtriser les règles d'orthographe et de grammaire (niveau seconde).
Bonnes capacités à la communication orale et écrite.
Maîtriser l'arithmétique et les opérations de raisonnement logique de base.
Avoir une aptitude correcte à l'analyse et à la synthèse.
Posséder des qualités relationnelles (écoute, sens du contact, travail en équipe).
Être adaptable au changement.

titre diplôme homologué

Accueil et renseignements (voir la fiche métier)

Operations administratives (voir la fiche métier)

Distribution de documents (voir la fiche métier)

Assistanat de direction (voir la fiche métier)

Assistanat technique et administratif (voir la fiche métier)